Uma empresa é sempre um emaranhado de processos. Os procedimentos internos, efetuados pelos funcionários, são aqueles que trazem os resultados necessários para a empresa funcionar: um produto, um serviço, uma compra de matéria-prima, uma venda, etc. Por isso, estas ações precisam ter a devida atenção dos gestores e administradores da empresa. Mapear e otimizar processos são ações que uma companhia precisa realizar para atingir o crescimento e melhores patamares de competitividade.
Mas, como fazer? Por que é importante? É necessário mesmo nas pequenas empresas? Veja algumas dicas.
Como funciona o mapeamento de processos em uma empresa?
Mapear é conhecer. Para mapear os processos da empresa, o administrador, gestor, um analista competente ou até mesmo um comitê de colaboradores deverá realizar a tarefa. Há técnicas desde as mais avançadas até as mais simplórias de mapeamento de processos. O importante, neste caso, é poder analisar em um “desenho” (um fluxograma, por exemplo), quais são os processos críticos da empresa, por quais áreas passam, qual o tempo médio de execução e quais fatores são perpendiculares, ou seja, encontram-se ao processo impactando-o.
Por que é importante mapear processos?
A importância do mapeamento de processos internos é a mesma importância de conhecer o funcionamento de sua empresa de forma realista e analítica. Sendo assim, é uma análise extremamente importante, senão crucial para o sucesso do negócio.
Mapear procedimentos e analisá-los a fundo exibirá os pontos críticos e falhos do processo. Deste modo, os gestores e funcionários poderão tomar atitudes claras para a melhoria do funcionamento da própria empresa.
E como otimizá-los?
Para otimizar processos, é necessária análise e diálogo com as partes envolvidas. Um dos caminhos mais claros e modernos para processos administrativos e de atendimento ao cliente é apostar na tecnologia da informação. Um sistema onde é possível registrar informações, agendar alertas e avisos e melhorar a comunicação entre departamentos irá ajudar muito a otimizar processos e agilizar as ações.
Ao realizar seus processos, as empresas geram informações e documentos. Se tudo isso estiver armazenado de maneira organizada e sistematizada, as ações serão mais rápidas e assertivas. Todos os processos da empresa saem ganhando: vendas, compras, atendimento, administrativo etc. Conheça o eBook PASSOS DEFINITIVOS RUMO À EXCELÊNCIA NO ATENDIMENTO AO CLIENTE e saiba o passo-a-passo para otimizar o atendimento (mapear processos e organizar informações é um deles).
É super importante, utilizar ferramentas apropriadas, para agilizar o trabalho e garantir o sucesso do mapeamento e da otimização dos processos.
Para realizar este trabalho, é possível utilizar ferramentas online gratuitas (ou não) como:
- Lucidchart: ferramenta online de construção de diagramas, fluxogramas e maquetes. O diferencial é que a empresa pode armazenar seus diagramas e compartilhar com as equipes considerando níveis de acesso (apenas leitura, permissão para modificação etc.). Tem um baixo custo mensal e pode ser testado gratuitamente – https://www.lucidchart.com/pt
- Dia: O software permite o desenho de diagramas variados, fluxogramas e circuitos – http://dia-installer.de/download/index.html.en
- Google Drawing: é a ferramenta do Google para desenhar diagramas. É simples e limitada, mas bem útil, fácil de usar e gratuita – https://docs.google.com/drawings/
- Visio: é o produto da Microsoft para criação de diversos diagramas. É pago. É uma mistura de ferramentas de CAD (elaboração de projetos e plantas) com ferramentas artísticas como as do Paint – http://www.microsoft.com/en-us/evalcenter/evaluate-visio-professional-2013
Também é possível rascunhar o mapa dos processos da empresa, em diagramas que podem ser dispostos em um flip-chart para uma reunião com a equipe, por exemplo, para que dêem sugestões de como otimizar processos.
Mas, minha empresa é pequena. Mapear e otimizar processos é viável e será eficaz?
Não há valores mínimos relacionados a tamanho, faturamento ou quantidade de funcionários, para realizar um mapeamento e sistematização de processos. Em qualquer empresa, este passo na gestão é básico para vislumbrar crescimento. Veja as vantagens de um trabalho de mapeamento e otimização de processos bem-feito:
- Redução de custos;
- Maior motivação dos funcionários (com a simplificação de procedimentos e organização de informações);
- Melhor atendimento (pois as pessoas que atendem o cliente terão informações em mãos e, no caso do sistema citado acima, até mesmo os clientes poderão acessar suas informações diretamente);
- Agilidade na execução;
- Maior competitividade no mercado.
A viabilidade para empresas pequenas poderia ser mais questionada pelo ponto de vista financeiro, pois muitas vezes, não dispõem de verba planejada para a contratação de sistemas de gestão. Neste caso, vale a pena realizar o estudo orçamentário tendo em mente a redução de custo posterior fruto dos fatores de mudança citados acima: agilidade, rapidez, melhor atendimento e segurança de dados.
Considerações finais
O mapeamento de processos é essencial para o crescimento e organização de empresas de qualquer porte. Através da análise dos procedimentos que envolvem o fluxo de entregas da empresa será possível identificar pontos a serem melhorados, gargalos e focos de desperdício de tempo ou energia. Bem como verificar oportunidades de crescimento e ampliação.
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